E-Mail-Tutorial: In 5 einfachen Schritten zur aussagekräftigen Mail

Die E-Mail-Kommunikation wird heutzutage kräftig unterschätzt und besitzt – richtig umgesetzt – ein sehr hohes Potential für Unternehmen. Wir zeigen, auf was es beim Schreiben und Versenden von Mails ankommt.

Die E-Mail ist vom Aussterben bedroht. Traurig, aber wahr! Heutzutage sind Kunden über unzählige andere Kanäle zu erreichen, die eine deutlich schnellere Informationsübertragung ermöglichen. Dennoch hat der digitale Postverkehr ein hohes Potential, das man als Unternehmen gekonnt nutzen kann. Um gegen Facebook und Co anzukommen und die E-Mail-Kommunikation wieder aufleben zu lassen, müssen also hohe Anforderungen erfüllt werden. Wir zeigen, wie es geht.

1. Ein Ziel ins Auge fassen:

Was will ich mit meiner Mail erreichen? Willst Du beispielsweise Deine Marke oder Dein Unternehmen vorstellen, etwas verkaufen, neue Kunden gewinnen, Backlinks generieren oder eine Umfrage starten? Das sind alles völlig verschiedene Dinge, die man klar voneinander abgrenzen und auf keinen Fall mischen sollte.

2. Die Zielgruppe definieren:

Wen will ich erreichen? Welche Eigenschaften vereint Deine Kunden? Finde es heraus und richte den Aufbau sowie den Inhalt Deiner Mail darauf aus. Es macht einen großen Unterschied, ob du einen Webseitenbesitzer, einen Partner oder einen Kunden anschreibst. Du solltest deine Empfänger kennen und dich auch an die von Dir festgelegte Zielgruppe halten.

3. Schreiben und Korrigieren

Sobald die Schritte eins und zwei getan sind, geht es daran, die E-Mail zu schreiben und mehrmals Korrektur zu lesen. Leichtsinnsfehler sind peinlich und können dadurch vermieden werden.

4. Testen

Schicke die Mail ab und beobachte, wie sie wirkt. Wie groß ist beispielsweise die Resonanz? Hast Du das erreicht, was Du mit Deiner Mail erreichen wolltest?

5. Die Schritte 3 bis 5 wiederholen

Finde heraus, was Du besser machen kannst, nimm Kritik an und perfektioniere Deinen Mailverkehr Stück für Stück.

Es reicht aber nicht aus zu wissen, wie man an die Mail-Perfektionierung herangeht. Du solltest auch wissen, wie Du eine gute Mail aufbaust. Deshalb gehen wir jetzt noch einmal genauer auf Schritt drei ein und beginnen hier ganz oben: mit dem Betreff.

Diese wenigen Worte entscheiden darüber, ob der Empfänger die Mail überhaupt öffnet und liest. Formuliere den Betreff also kurz und aussagekräftig und vermeide Werbeelemente. Weiter geht es mit der Anrede, die aus dem vollen Namen bestehen sollte und am besten individuell gestaltet wird. Automatisierte Anreden sind langweilig und unpersönlich und kommen nicht gut an.

Im Haupttext solltest Du Dich kurz vorstellen und Dein Anliegen vorbringen. Höflichkeit und korrekte Rechtschreibung müssen dabei selbstverständlich zu den Grundvoraussetzungen gehören. Durch Gestaltungselemente wie Buttons, Bilder und fettgedruckter Schrift kann der Leser Wichtiges schneller erfassen. Ans Ende der Mail solltest Du Deine Kontaktdaten stellen, sodass der Empfänger die Chance hat, mit dem Absender in Kontakt zu treten.